Documentos necessários para elaborar o PGR

Entenda quais informações costumam ser solicitadas em cada etapa — do orçamento à elaboração técnica — sem transformar o processo em uma lista universal e rígida.

Introdução

Para elaborar um PGR coerente com a realidade, é necessário conhecer a empresa, os estabelecimentos, os processos, as atividades, os ambientes, os trabalhadores potencialmente expostos, as máquinas, os produtos utilizados e as medidas de prevenção existentes. A documentação exata varia conforme a operação, o setor e os riscos envolvidos.

Uma relação de documentos, por si só, não substitui a identificação dos perigos e a avaliação dos riscos ocupacionais. Os documentos existentes apoiam o trabalho, mas a análise das atividades e condições reais é o que dá base ao PGR.

Quais informações são necessárias para fazer um orçamento?

O orçamento é a etapa em que se define o escopo. Nessa fase, um checklist inicial é suficiente:

• CNPJ
• razão social
• endereço dos estabelecimentos
• CNAE
• atividade principal e atividades reais
• quantidade aproximada de trabalhadores
• número de estabelecimentos
• setores
• cargos ou funções
• descrição resumida das atividades
• existência de máquinas, produtos químicos ou agentes relevantes
• existência de PGR anterior
• necessidade de elaboração ou atualização
• mudanças recentes
• cidade e estado
• prazo ou necessidade operacional informada pela empresa

Essa etapa serve para dimensionar a proposta e não substitui a coleta técnica que acontece depois da contratação.

Dados cadastrais da empresa

Os dados cadastrais compõem a identificação da organização no PGR e permitem rastreabilidade dos documentos.

• razão social
• nome fantasia
• CNPJ
• endereços
• CNAE
• responsáveis pelo fornecimento das informações
• unidades abrangidas
• empresas contratadas quando relevantes

Dados pessoais não devem ser expostos publicamente e trafegam apenas pelos canais definidos entre as partes.

Um PGR é elaborado por empresa ou por estabelecimento?

A implementação do PGR ocorre por estabelecimento, considerando as atividades ali desenvolvidas. Ainda assim, ele pode ser organizado por unidade, setor ou atividade, desde que abranja toda a operação do estabelecimento.

• implementação por estabelecimento
• possibilidade de organização por unidade, setor ou atividade
• necessidade de abranger todas as atividades do estabelecimento
• empresas com múltiplas unidades podem exigir levantamento separado

Informações sobre trabalhadores, cargos e funções

• número de trabalhadores
• cargos
• funções efetivamente desempenhadas
• setores
• jornadas
• turnos
• atividades rotineiras e não rotineiras
• grupos de trabalhadores expostos
• trabalhadores terceiros quando aplicável

Não é necessário publicar nomes de trabalhadores em canais de orçamento. Em várias etapas, quantidades e agrupamentos são mais relevantes do que listas nominais. O escopo real define os dados efetivamente necessários.

Organograma é obrigatório?

O organograma pode ajudar a compreender a estrutura da organização, as áreas envolvidas e as responsabilidades. Não é correto afirmar que toda empresa precisa entregar um organograma formal — quando não existir, o levantamento pode ser feito a partir de setores, cargos e descrições.

Descrição das atividades

A descrição das atividades é o que dá base para identificar perigos e avaliar riscos. É útil conhecer:

• o que é feito
• como é feito
• onde
• com quais ferramentas
• frequência
• duração
• materiais
• deslocamentos
• situações não rotineiras
• manutenção e limpeza
• interação com outras atividades

Informações sobre ambientes e layout

• planta ou layout, se disponível
• dimensões e organização
• áreas internas e externas
• circulação
• armazenamento
• instalações
• ventilação
• iluminação
• áreas de apoio
• rotas e acessos
• locais de terceiros
• trabalho externo

A planta ou o layout pode ser útil, mas a sua ausência não encerra automaticamente o processo. Croquis, descrições e visita técnica podem suprir a informação.

Fotografias e vídeos podem ser utilizados?

Fotos e vídeos podem apoiar a compreensão dos ambientes e das atividades. Alguns pontos importantes:

• devem ser atuais e representativos
• evitar exposição desnecessária de pessoas e informações confidenciais
• não substituem automaticamente avaliação presencial
• a necessidade depende do risco e da complexidade

Informações sobre máquinas e equipamentos

• relação de máquinas
• fabricante e modelo quando disponíveis
• finalidade
• setor
• operadores
• proteções existentes
• manuais
• procedimentos
• manutenção
• fontes de energia
• movimentação
• equipamentos novos ou modificados

A simples lista de máquinas não comprova conformidade com a NR-12 e demais normas aplicáveis; é insumo para o inventário e para o plano de ação.

Produtos químicos e materiais

• relação de produtos
• finalidade
• setor de uso
• quantidade e forma de armazenamento
• frequência
• trabalhadores potencialmente expostos
• Fichas com Dados de Segurança (FDS), conforme aplicáveis e disponíveis
• resíduos e subprodutos
• medidas existentes

Documentos mais antigos podem utilizar outra denominação para a Ficha com Dados de Segurança. Quando não estiverem disponíveis, podem ser solicitadas ao fabricante ou fornecedor.

Agentes físicos

Podem ser necessárias informações sobre ruído, vibração, calor, frio, radiações, pressões anormais e outros agentes aplicáveis. Medições dependem do agente, da exposição e dos requisitos aplicáveis; nem toda situação exige medição para caracterizar o risco.

Agentes biológicos

• atividades
• fontes
• contato
• ambientes
• materiais
• medidas de prevenção
• procedimentos
• grupos expostos

Perigos de acidentes

• máquinas
• eletricidade
• quedas
• trabalho em altura
• espaços confinados
• movimentação de materiais
• veículos
• armazenamento
• incêndio
• ferramentas
• animais ou outras condições, conforme atividade

Fatores ergonômicos e psicossociais

• exigências da atividade
• posturas
• esforços
• repetitividade
• ritmo
• jornadas
• pausas
• organização do trabalho
• comunicação
• demandas
• autonomia
• mudanças
• conflitos de papel
• outros fatores relacionados ao trabalho

Nessa etapa não se solicitam dados clínicos, diagnósticos ou informações pessoais sobre saúde mental. Para aprofundar, veja riscos psicossociais na NR-1 e o serviço de gestão de riscos psicossociais.

Documentos de SST existentes

Quando existentes, os documentos abaixo ajudam a estruturar ou atualizar o PGR — sem que todos sejam obrigatórios em toda empresa:

• PGR anterior
• inventário de riscos
• plano de ação
• LTCAT
• PCMSO
• avaliações ergonômicas
• laudos e avaliações ambientais
• relatórios de medições
• procedimentos
• ordens de serviço
• registros de inspeção
• documentos de máquinas
• planos de emergência
• registros de treinamentos
• documentos específicos exigidos por outras NRs
• histórico de atualizações

É preciso enviar ASO ou exames?

Para definir o escopo do PGR, não se deve solicitar indiscriminadamente resultados individuais de exames ou informações clínicas. PGR, PCMSO, exame ocupacional e ASO têm finalidades diferentes e os dados de saúde exigem proteção adequada.

A Engesema não realiza exames ocupacionais e não emite ASO. Exames e ASO são atos médicos praticados por profissionais habilitados.

Para mais contexto, consulte o que é PCMSO, PGR e PCMSO: qual é a diferença?, o serviço de PCMSO e PGR e PCMSO integrados.

Informações sobre acidentes e ocorrências

• acidentes
• incidentes
• doenças relacionadas ao trabalho comunicadas pelos canais adequados
• falhas de medidas
• emergências
• queixas relacionadas às condições de trabalho
• mudanças após ocorrências

Não é adequado divulgar prontuários, dados pessoais ou informações clínicas em canais públicos. As informações trocadas devem ser as estritamente necessárias e por canal apropriado.

Informações sobre medidas existentes

• proteções coletivas
• medidas administrativas
• organização do trabalho
• procedimentos
• treinamentos
• inspeções
• manutenção
• EPIs
• monitoramentos
• responsáveis
• ações em andamento

Empresas terceirizadas

• atividades executadas
• local
• quantidade de pessoas
• riscos gerados
• riscos do local
• inventários ou programas das contratadas, quando aplicável
• troca de informações
• medidas integradas

Mudanças recentes ou planejadas

• novo endereço
• reforma
• ampliação
• nova máquina
• novo produto
• novo processo
• novos cargos
• mudança de turno
• terceirização
• alteração de layout
• mudança na organização do trabalho
• crescimento do quadro

Mudanças relevantes podem exigir atualização do PGR antes do prazo máximo. Veja validade do PGR: quando atualizar?.

É possível elaborar o PGR digitalmente?

• coleta digital
• reuniões remotas
• análise documental
• fotos ou vídeos
• entrevistas
• validação das informações
• entrega digital
• visita ou avaliação complementar quando necessária
• decisão conforme complexidade e riscos

Não é adequado prometer processo 100% remoto para qualquer organização. A necessidade de visita depende do porte, dos riscos e da complexidade da operação.

Quais documentos não devem ser enviados por canais inadequados?

De maneira preventiva, evite compartilhar por canais abertos ou sem finalidade definida:

• senhas
• documentos médicos sem necessidade definida
• dados pessoais excessivos
• prontuários
• informações clínicas
• documentos confidenciais sem canal autorizado
• dados de terceiros sem base e finalidade

Esta é uma orientação preventiva e não substitui a política de privacidade e proteção de dados da sua organização.

O que acontece se faltarem informações?

• solicitação de complementação
• revisão do escopo
• entrevista
• reunião
• imagens
• documentos adicionais
• avaliação complementar
• necessidade de atualizar o PGR se posteriormente surgirem informações relevantes

Documentos para elaborar × documentos entregues

É útil distinguir os documentos que apoiam a elaboração daqueles que compõem a entrega final do PGR.

Tipo	Exemplos	Finalidade
Dados iniciais para orçamento	CNPJ, endereço, CNAE, atividade, número de trabalhadores, cargos, número de estabelecimentos, cidade e estado	Definir escopo, complexidade e proposta
Informações técnicas para elaboração	Descrição das atividades, ambientes, cargos, jornadas, máquinas, produtos químicos, agentes ambientais, medidas existentes	Identificar perigos e avaliar riscos
Documentos complementares	PGR anterior, inventário, plano de ação, ordens de serviço, procedimentos, registros de treinamento e inspeção	Verificar histórico e integração
Avaliações específicas	Medições ambientais, avaliações ergonômicas, laudos e análises quando aplicáveis	Apoiar a caracterização dos riscos
Documentos finais do PGR	Inventário de riscos ocupacionais e plano de ação, além da documentação necessária para demonstrar critérios e integração	Compor o PGR entregue à organização

O PGR deve conter, no mínimo, inventário de riscos ocupacionais e plano de ação, além da documentação necessária para demonstrar critérios adotados e a integração com outros documentos aplicáveis.

Checklist resumido para solicitar orçamento

Informações iniciais úteis

• CNPJ e endereço
• atividade e CNAE
• quantidade de trabalhadores
• cargos e setores
• descrição das atividades
• número de unidades
• máquinas e produtos
• PGR anterior
• principais mudanças
• cidade e estado
• necessidade de elaboração ou atualização

Este checklist não é um formulário de coleta de dados pessoais. Serve apenas para orientar a solicitação inicial de proposta.

Como a Engesema conduz o processo?

1. recebimento das informações iniciais;
2. análise de escopo;
3. proposta;
4. coleta técnica;
5. solicitação de complementos;
6. identificação e avaliação dos riscos;
7. inventário;
8. plano de ação;
9. revisão;
10. entrega digital;
11. orientação sobre atualização.

Quer saber quais informações são necessárias no seu caso?

Envie os dados iniciais da empresa para a Engesema analisar o escopo e orientar os próximos passos.

Solicitar checklist pelo WhatsApp

Perguntas frequentes

Quais documentos são necessários para elaborar o PGR?

Não existe lista rígida e universal. O necessário depende dos estabelecimentos, atividades, ambientes, trabalhadores potencialmente expostos, máquinas, produtos e medidas existentes. Em geral são solicitados dados cadastrais, descrição das atividades, informações sobre cargos e setores, dados sobre máquinas e produtos químicos, além dos documentos de SST existentes.

É obrigatório ter uma planta do estabelecimento?

Não. A planta ou layout pode ajudar a compreender a organização física, os fluxos e as áreas de risco, mas sua ausência não impede a elaboração do PGR. Quando não há planta, o levantamento pode ser feito por descrição, croqui, imagens e visita técnica quando aplicável.

Preciso enviar a relação de funcionários?

A quantidade de trabalhadores, os cargos, as funções e os agrupamentos costumam ser mais importantes do que listas nominais. Não é necessário publicar nomes em canais inadequados. Dados pessoais devem circular apenas pelos canais definidos entre as partes.

Quais informações sobre cargos são necessárias?

É útil conhecer os cargos, as funções efetivamente desempenhadas, os setores, as jornadas, os turnos, as atividades rotineiras e não rotineiras e os grupos de trabalhadores potencialmente expostos. Essas informações apoiam a identificação dos perigos e a avaliação dos riscos.

Preciso enviar fotos dos ambientes?

Fotos e vídeos podem apoiar a compreensão, especialmente na coleta digital. Devem ser atuais e representativos, evitando exposição desnecessária de pessoas e de informações confidenciais. Não substituem automaticamente uma avaliação presencial quando o risco ou a complexidade exigem visita.

É necessário fornecer a lista de máquinas?

Sim, quando existirem. Uma relação de máquinas com fabricante, modelo, finalidade, setor, operadores e proteções existentes ajuda a estruturar o inventário. A simples lista, porém, não comprova conformidade com a NR-12 e outras normas aplicáveis.

É preciso apresentar as Fichas com Dados de Segurança?

As Fichas com Dados de Segurança (FDS), quando aplicáveis e disponíveis, são úteis para conhecer os produtos, suas propriedades e as medidas de prevenção recomendadas. Documentos antigos podem utilizar outra denominação. A ausência não impede o início do trabalho, mas pode gerar solicitação posterior.

O PGR anterior ajuda na atualização?

Sim. O PGR anterior, o inventário de riscos, o plano de ação e demais documentos existentes ajudam a compreender o histórico, verificar o que foi implementado e identificar o que precisa ser revisto após mudanças, ocorrências ou por decurso de prazo.

Preciso enviar exames ocupacionais ou ASOs?

O PGR pode ser elaborado digitalmente?

Etapas de coleta e elaboração podem ser feitas digitalmente, com base em documentos, imagens, vídeos, entrevistas e reuniões remotas. Visita ou avaliação complementar pode ser necessária conforme os riscos e a complexidade da operação. Não é adequado prometer processo 100% remoto para qualquer organização.

Empresas terceirizadas precisam ser informadas?

Quando existem atividades executadas por terceiros no estabelecimento ou serviços contratados que geram riscos, essas informações precisam ser compartilhadas de forma integrada. Os riscos gerados e os riscos do local podem exigir troca de informações, medidas coordenadas e programas próprios das contratadas, quando aplicável.

A Engesema realiza exames ou emite ASO?

Não. A Engesema presta suporte documental relacionado ao PGR e ao PCMSO, mas não realiza exames ocupacionais e não emite ASO. Exames e ASO são atos médicos praticados por profissionais habilitados.

Referências

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